Wer über wirksame Führung im Top-Management spricht, kommt an der Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Assistenz nicht vorbei. Und doch wird genau diese Schnittstelle in vielen Organisationen unterschätzt. Während Strategie, Struktur und Transformation intensiv diskutiert werden, bleibt die konkrete Zusammenarbeit an der Spitze oft historisch gewachsen, implizit geregelt und selten bewusst gestaltet. Dabei entscheidet sie täglich darüber, wie klar geführt wird, wie schnell entschieden werden kann und wie wirksam Führung tatsächlich ist. Wir haben dazu mit Saskia Hagendorf, Beraterin für effektive Zusammenarbeit, gesprochen:

Frau Hagendorf, womit beschäftigen Sie sich in Ihrer Arbeit als Beraterin für effektive Zusammenarbeit konkret?

Ich arbeite an einer Schnittstelle, die für viele Organisationen erfolgskritisch ist und gleichzeitig massiv unterschätzt wird: der Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Assistenz. Mein Fokus liegt auf drei Bereichen: Erstens berate ich Unternehmen dabei, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse zwischen Assistenz und Führung klar zu definieren. Gerade in Phasen von Wachstum oder Veränderung entscheidet diese Klarheit darüber, ob Führung entlastet oder zusätzlich belastet wird. Zweitens arbeite ich mit Assistenz-Teams in Workshops beispielsweise zu Themen wie KI, Priorisierung und Selbstmanagement. Zusätzlich bin ich als Speakerin und Expertin der modernen Assistenz in Fachmedien und auf Veranstaltungen präsent. Drittens begleite ich Führungskräfte, Teams und Selbstständige zu Themen wie Priorisierung, Delegation und Zielklarheit. Immer pragmatisch, immer umsetzungsorientiert.

 

Was sollten Unternehmenslenker:innen aus Ihrer Perspektive unbedingt verstehen?

Dass gute Führung heute ohne eine sauber aufgestellte Assistenz kaum noch funktioniert. Viele Geschäftsführer:innen arbeiten am Limit, treffen zu viele operative Entscheidungen selbst und wundern sich über permanente Überlastung. Gleichzeitig bleibt das Potenzial der Assistenz ungenutzt, weil die Rollen zwar historisch gewachsen, aber nie bewusst definiert wurden. Wenn Assistenz und Führung nicht klar verzahnt sind, entstehen Reibungsverluste, Verzögerungen und unnötiger Stress. Wenn diese Zusammenarbeit jedoch bewusst gestaltet wird, entsteht etwas sehr Wertvolles: Fokus, Tempo und Entscheidungsqualität.

 

Sie sprechen häufig von der Assistenz als Business-Partner:in. Was meinen Sie damit konkret?

Nicht „rechte Hand“ im klassischen Sinne, sondern eine Rolle mit echter Verantwortung. Eine moderne Assistenz ist heute häufig diejenige, die Informationen bündelt, priorisiert, Entscheidungen vorbereitet und den Überblick behält, während die Führungskraft im Außen agiert. Dafür braucht es aber einen klaren Rahmen: Welche Entscheidungen darf die Assistenz vorbereiten oder sogar treffen? Welche Informationen braucht sie? Wo beginnt und endet Verantwortung? Wenn Führungskräfte bereit sind, diesen Raum bewusst zu öffnen, entsteht eine Partnerschaft auf Augenhöhe, die messbar entlastet und die Organisation insgesamt stabiler macht.

 

Wo sehen Sie aktuell die größten Fehler?

Der häufigste Fehler ist unklare Delegation. Viele Führungskräfte geben Aufgaben ab, aber keine Verantwortung. Oder sie delegieren formal, greifen aber permanent korrigierend ein. Beides führt zu Frust, Ineffizienz und Mikromanagement. Ein zweiter großer Fehler ist mangelnde Kommunikation. Gerade zwischen Führungskraft und Assistenz fehlt oft ein regelmäßiger, strukturierter Austausch. Informationen kommen zu spät oder gar nicht. Die Assistenz muss „mitdenken“, ohne eingebunden zu sein. Das ist weder effizient noch fair. Für Unternehmenslenker:innen bedeutet das: Wer Entlastung will, muss zuerst Klarheit schaffen. Alles andere ist Symptombehandlung.

 

Welche Rolle spielt KI in diesem Kontext?

KI ist ein enormer Effektivitäts-Booster, wenn sie bewusst eingesetzt wird. Gerade in Assistenzrollen lassen sich viele Routinen automatisieren: Terminvorbereitung, Strukturierung von Informationen, Zusammenfassungen, Vorlagen. Das schafft Zeit für das, was wirklich wertschöpfend ist. Wichtig ist aber: KI ersetzt keine Verantwortung. Sie verändert Rollen. Führungskräfte und Assistenzen müssen gemeinsam entscheiden, was automatisiert wird und wo menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar bleibt. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Assistenz nutzt KI-Programme, um aus Meetings automatisch Zusammenfassungen zu generieren oder Präsentationen aufzubereiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Unterlagen und schafft Raum für strategische Aufgaben wie die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungssitzungen.

 

In welchen Situationen arbeiten Sie mit Springub Consult zusammen?

Vor allem dann, wenn Unternehmen in Veränderungsprozessen stecken und Führung an ihre Grenzen kommt. Springub Consult analysiert Organisation, Führungssysteme und Entscheidungslogiken sehr tief. Ich ergänze diese Perspektive um die operative Realität der Zusammenarbeit zwischen Führung und Assistenz. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Veränderungen nicht nur konzipiert, sondern gerne auch nachhaltig umgesetzt werden. Gerade in Transformationsphasen ist die Assistenz oft ein Stabilitätsanker. Wird sie bewusst eingebunden, entsteht Struktur statt Chaos.

 

Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit Elena Springub und ihrem Team?

Die Arbeit auf Augenhöhe und die inhaltliche Tiefe. Wir sprechen die gleichen Themen an, stellen unbequeme Fragen und bleiben nicht an der Oberfläche. Unsere Perspektiven ergänzen sich sehr gut: Springub Consult denkt Führung und Organisation systemisch, ich bringe die operative Wirksamkeit hinein. Für Kund:innen ist das spürbar. Sie bekommen keine isolierten Maßnahmen, sondern stimmige Lösungen.

 

Welche drei Trends sollten Unternehmenslenker:innen jetzt im Blick haben?

An erster Stelle: KI als Produktivitätshebel. Und zwar nicht als Hype, sondern als Kompetenzfrage.  Dazu kommt die Weiterentwicklung der Assistenz zur strategischen Rolle. Und last but not least: Die persönlichkeitsorientierte Zusammenarbeit. Menschen arbeiten dann gut zusammen, wenn Aufgaben zu Stärken, Energie und Verantwortung passen. Das entlastet Führung enorm.

 

Vielen Dank Frau Hagendorf für dieses spannende Gespräch. Möchten Sie unseren Unternehmeslenker:innen abschliessend noch etwas mitgeben?

Betrachten Sie Ihre Assistenz als einen Ihrer wichtigsten strategischen Partner. Investieren Sie in klare Rollen, regelmäßige Kommunikation und echte Verantwortung. Das zahlt sich nicht nur in Entlastung aus, sondern in besserer Führung, schnelleren Entscheidungen und mehr Wirksamkeit im gesamten Unternehmen.

Dieser Artikel ist Teil der Springub-Magazinreihe „Praktische Einblicke von Partnern und Experten, die Veränderung täglich begleiten”. Für die hier dargestellten Inhalte übernehmen wir keine Haftung.